surat resmi Ini adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkungan kerja atau organisasi. surat resmi Dari segi bentuknya mem...
Bagaimana Ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk
Rabu, Januari 24, 2024
Daftar Isi [Tampil]
surat resmi Ini adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkungan kerja atau organisasi. surat resmi Dari segi bentuknya mempunyai keistimewaan yang membedakannya dengan jenis huruf lainnya.
12 Ciri-Ciri Surat Resmi
Pada artikel kali ini kita akan membahas beberapa ciri penting yang harus dimiliki surat resmi dari segi bentuk:
- Kop Surat Salah satu ciri paling khas dari surat resmi adalah kop surat. Kop surat memuat identitas resmi lembaga atau organisasi penerbit surat. Biasanya ditemukan di bagian atas kop surat dan mencakup nama organisasi, alamat, nomor telepon, faks, dan alamat email. Kop surat seringkali menggunakan logo atau simbol resmi organisasi untuk memberikan kesan profesional dan sah.
- Nomor Surat dan Lampiran Surat resmi juga harus mencantumkan nomor surat dan lampirannya. Nomor surat digunakan untuk memberikan tanda pengenal unik pada setiap surat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi. Biasanya nomor surat terletak di sebelah kanan atau kiri atas surat. Lampiran adalah daftar dokumen atau informasi tambahan yang ditambahkan pada suatu surat. Lampiran biasanya diurutkan berdasarkan nomor atau huruf untuk memudahkan referensi.
- Tanggal Surat Setiap surat resmi harus dicantumkan pula tanggal suratnya, yakni tanggal surat itu diterbitkan. Tanggal surat biasanya terletak di bawah nomor surat dan di sebelah kanan atau kiri atas surat. Tanggal surat penting karena menunjukkan keabsahan dan kekinian surat tersebut.
- Subyek Subyek adalah judul atau perihal surat resmi yang menggambarkan isi atau tujuan utama surat tersebut. Perihal biasanya muncul di bawah tanggal surat dan ditulis dengan huruf tebal atau baris tersendiri. Subjek harus singkat, jelas dan ringkas agar penerima mendapat gambaran umum tentang isi surat.
- Alamat Pos Alamat pos berisi informasi tentang penerima surat, seperti nama institusi, alamat dan jabatan. Alamat surat biasanya terdapat di kanan atau kiri bawah surat, di bawah subjek. Alamat pos yang jelas dan lengkap penting untuk memastikan surat sampai ke penerima yang dituju.
- Ucapan Pembukaan dan Penutupan Surat resmi juga harus mencantumkan salam pembuka dan penutup sesuai dengan etika komunikasi. Ucapan pembukanya biasanya "Yang Terhormat". atau “Kepada” diikuti dengan judul dan nama penerima surat. Ucapan penutup biasanya berupa “Salam Hormat” atau “Salam Hormat” yang diikuti dengan tanda tangan atau nama dan jabatan pengirim surat.
- Isi Surat Isi surat resmi hendaknya disusun secara jelas, terstruktur, dan ringkas. Biasanya surat resmi terdiri dari beberapa bagian seperti pendahuluan, isi surat dan penutup. Bagian pendahuluan berisi pendahuluan atau latar belakang mengenai maksud dan tujuan surat serta alasan dikirimkannya surat kepada penerima. Isi surat merupakan inti pesan yang ingin disampaikan, termasuk informasi, instruksi, permintaan atau laporan yang relevan dengan tujuan surat tersebut. Bagian penutup biasanya memuat keinginan atau tindakan yang diinginkan, ucapan terima kasih, dan penutup yang sopan.
- Paragraf dan Formatnya Surat resmi yang baik juga menggunakan paragraf yang rapi dan jelas agar lebih mudah dibaca. Setiap paragraf harus memuat gagasan pokok atau topik yang berkaitan. Pemformatan seperti indentasi di awal paragraf, perataan teks yang tepat, dan penggunaan spasi yang cukup antara paragraf dan bagian surat lainnya juga membantu meningkatkan keterbacaan dan kejelasan surat.
- Bahasa dan Tata Bahasa Bahasa formal dan profesional harus digunakan dalam surat formal. Hindari penggunaan bahasa gaul atau kata-kata kotor yang tidak pantas. Pastikan tata bahasa dan ejaan kata dalam surat resmi sudah benar dan sesuai aturan yang berlaku. Perhatikan tanda baca, penggunaan huruf besar, dan penggunaan kata ganti orang ketiga yang tepat.
- Penyusunan Lampiran Apabila dalam surat resmi terdapat lampiran, pastikan lampiran tersebut tersusun rapi dan dijelaskan secara singkat di dalam surat. Lampiran harus diurutkan berdasarkan nomor atau huruf yang tercantum dalam isi surat; Hal ini memudahkan penerima surat untuk menemukan dan merujuk lampiran yang sesuai.
- Tanda Tangan dan Stempel Resmi Surat resmi biasanya diakhiri dengan tanda tangan pengirim surat. Tanda tangan tersebut dapat berupa tanda tangan asli yang kemudian dipindai atau dicetak, atau tanda tangan elektronik yang sah dan sah sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Selain itu, beberapa surat resmi juga dibubuhi stempel resmi atau stempel resmi dari organisasi yang memverifikasi keabsahan surat tersebut.
- Penggunaan Surat Resmi Untuk surat resmi sebaiknya menggunakan kertas surat resmi yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh lembaga atau organisasi. Penggunaan surat formal memberikan kesan profesional dan menunjukkan legitimasi serta kepercayaan terhadap surat tersebut.
Kesimpulan
Surat formal mempunyai banyak ciri yang membedakannya dengan jenis surat lainnya dari segi bentuknya. Kop surat yang memuat identitas organisasi, nomor surat dan lampirannya, tanggal surat, item yang menjelaskan isi surat, alamat penerima surat, salam pembuka dan penutup yang sopan, isi surat terstruktur, paragraf dan format yang jelas, penggunaan bahasa, benar formalitas dan tata bahasa, tertib penyusunan lampiran, tanda tangan dan stempel dinas, penggunaan kertas surat dinas.
Bantu Apresiasi Bantu berikan apresiasi jika artikelnya dirasa bermanfaat agar penulis lebih semangat lagi membuat artikel bermanfaat lainnya. Terima kasih.